世界規模で事業を展開するキヤノン株式会社さまでは、本社の従業員およそ8,000名から集まる郵便物や発送物のすべてを、メール室で一括管理されています。メール室の運営から発送に関わる業者への支払いまでおこなう業務体系のなか、月間10,000通にもおよぶ郵便物に対応。郵便発送業務は経費と密接に関わっているという強い認識のもと、ピツニーボウズの『郵便料金計器』をメール室の郵便発送業務の中に導入され、郵便物や発送物の厳密な経費管理を実現しています。今回は、実際のご使用状況について総務本部 総務部 早川課長代理さま、林さまにお話を伺いました。
——御社、または関連会社で導入されているピツニーボウズの『郵便料金計器』の種類と主な発送書類を教えていただけますか？
キヤノン本社では、メール室での業務に大量処理用の『郵便料金計器』。弊社の各事業所では小型の『郵便料金計器』を導入しています。また、本社と同様に、大量の郵便物を扱う他グループ会社などでも大量処理用の『郵便料金計器』を導入していますね。本社で扱っている郵便物は社員向けの人事書類、社外向けの請求書が大部分になります。数は少ないですが、年に数回のイベント案内用のダイレクトメールも扱っています。
キヤノングループで導入されている主な『郵便料金計器』のひとつ。この計器ですべての郵便物を処理している。
——御社では、なぜ『郵便料金計器』を使用されているのですか？
本社では各部門から、1日におよそ500通の郵便発送業務が発生しますが、当日にそれらすべての郵便物に対応しなければなりません。そのために求められるのが、迅速な郵便物の処理です。ピツニーボウズの『郵便料金計器』を使用すれば、通数だけでなく郵便料金も同時に把握できるので、大量の郵便物でも即座に処理が完了します。おかげで、手作業ですべての部門から集まった郵便物を数えたり、料金の計算をする時間が必要なくなり、当日処理にしっかり対応することができます。
当日処理をするために、午後4時の集荷に合わせて業務を終わらせなければなりません。（早川さま）
——後納と比べて『郵便料金計器』が便利だと思われるところはどのような点ですか？
本社だけでも部門数がかなり多く、一部関係会社の郵便物にも対応する必要があるので、『郵便料金計器』の部門集計機能はたいへん重宝しています。部門ごとの通数や経費が即座にわかるので、管理が簡単になりますから。後納の場合ですと、その都度差出票を記入して郵便局へ提出する必要があり、ひと月分の差出票をまとめて郵便局と照合する手間があり大変です。
——メール室ではさまざまな郵便物を扱っていると思いますが、それはすべて『郵便料金計器』で処理されているのですか？
各部門から集まる郵便物は通数が多いだけでなく、種類もさまざまです。もちろん速達もあれば、簡易書留もあります。また、海外へ発送する郵便物も発生するので、国際郵便や国際スピード郵便（EMS）などにも対応できるのは魅力的です。特に海外ですと、国ごとによって郵便料金が変わってきますので、それも即座に算出できる『郵便料金計器』は大変便利ですね。
——『郵便料金計器』が便利だと思われるところはどのような点ですか？
切手を管理する必要がなくなることが、大きなメリットだと思います。切手は言い換えれば金券であり、“お金”そのものですからね。その考えから、金券である切手を各部門が持つことを避けたいという本社の意向もあります。部門側から考えたときに、日頃の切手管理にかける手間や時間を大きく減らすことができますし、期末におこなう棚卸しの負担も少なくなるでしょうから。当然、メール室を運営する側も、切手の管理が必要ないという認識で業務がおこなえます。社全体の厳密な経費管理という面からみても、『郵便料金計器』はとても役立っています。
——各部門からの郵便物の集計に関して『郵便料金計器』が役立っていることはありますか？
郵便物を依頼する各部門と実際に処理するメール室で、正確な通数をお互いがすぐに確認できることです。弊社では郵便物の厳密な管理のため、各部門から郵便物を引き受けるときに、郵便の種類や通数が記載された郵便発信依頼票の作成を義務づけています。郵便物の厳密な管理のためには、この依頼票に書かれている通数と『郵便料金計器』を使用して算出した通数の照合が欠かせません。1,000を超える部門から届く、郵便物の正確な通数を即座に算出できる『郵便料金計器』はとても役立っています。
『郵便料金計器』なら正確な通数を即座に把握することができます。（林さま）
——その他に『郵便料金計器』を使用していて感じたエピソードがあれば教えてください。
定形外の郵便料金も正確に算出してくれることがあげられます。たとえば、部門の担当者から同じ重さの書類だという通達があった郵便物でも、いざ『郵便料金計器』を通してみると、120円、140円と郵便料金の違う書類が混ざっていることに気づくときがあります。1g単位で重さを自動で量り、郵便料金を自動で判別してくれる『郵便料金計器』の正確さには驚かされますね。過不足のない郵便料金を算出して発送しているので、ムダな経費を使わないという点で厳密な経費管理ができていると実感します。
——内部統制やJ-SOX法の適用に対して『郵便料金計器』が貢献できているという見方もできますが、その点はどのようにお考えですか？
まったくそのとおりですね。『郵便料金計器』を使用した郵便発送業務は、コンプライアンスという点において十分に対応できていると自負しています。なぜなら、『郵便料金計器』を郵便発送業務の中に組み込むことで、発送処理を依頼する部門担当者とメール室の作業者、弊社と郵便局、それぞれの間で通数や料金の正確な数字を日ごと、月ごとに把握し、管理できるからです。郵便発送業務は社内経費と密接に関係していることを考えると、大きく貢献できていると言えるでしょう。
——ありがとうございました。
グループ会社の郵便発送業務担当者が、本社の郵便発送システムを参考にするため見学にくることもあります。（早川さま）
