百貨店やスーパーなどのレジ業務に特化した、レジアウトソーシングを主要業務としておこなっているチェッカーサポートさま。一般的な派遣業と大きく異なるのは、スポット的に人材を派遣するのではなく、取引先企業それぞれの経営パターンに合わせたスタッフの採用活動、研修、実務、管理までを委託運営するという、独自のビジネスモデルを展開している点です。創業以来、目覚ましい発展成長を続ける中、さらなる顧客満足を提供するためにピツニーボウズのインサーター／封入封緘機を導入し、コストの最適化・管理体制の強化・スタッフとのコミュニケーション機会の創出を実現されています。今回は実際のご使用状況について総務部・給与事務センターの清水さまにお話を伺いしました。
――御社が導入した『インサーター／封入封緘機』で処理している、主要な発送書類と量について教えてください。
主にスタッフの給与明細書などの封書作成に使用しています。現在は量にしてひと月に5,000通ほどですね。以前は複写式の明細書を使用していましたが、売り上げが増えてスタッフ数が増加し、それに伴うより良い給与システム構築の必要性が出てきたため、弊社の給与システムを大幅に変更し、現在はA4三つ折りの紙一枚に記載した給与明細書にしました。他に、社内報・社内販売向けのお知らせなどにも同封しています。あとは取引先企業へのダイレクトメールにも使用していますね。
――ピツニーボウズのインサーター／封入封緘機を導入された経緯についてお聞かせください。
給与システムの変更に合わせて、これまでの給与明細書作成にかかる時間より、スピーディに処理できるもの、また5,000 人分以上もの給与明細書があるので、ひとつひとつ手で折っていては、会社にとって、作業者にとって大きな負担になるのは明らかでしたからね。正直、最初は紙折り機を探していたんですが、封入して糊付けまでしてくれる機械があるという話を聞いたんです。わたしはお誘いを受けて、実際にピツニーボウズのショールームに足を運び、これなら弊社のシステムにうまく組み込めそうだと実感して導入を決めました。
「実機のパフォーマンスを直接に目にしたときは驚きました」(総務部 清水さま)
――導入したことによって、作業環境に何か変化はありましたか。
旧システムで導入する前は、作業者が3~4 人でおよそ4,000人分の給与明細書の封書作成に、手作業で丸2日かかっていました。現在ではスタッフの数も増えて、およそ5,000人分の封書を作成しなければならないのですが、これまでの作業を自動化できるピツニーボウズのインサーター／封入封緘機のおかけで、1名もしくは2名で作業をして、2時間あれば終わります。また、実作業においては、紙で指を切らなくなったという声も聞きますし、さまざまな面で作業者の負担が軽くなったと思います。空いた時間を他の作業に充てることができるようになったりと、効果は明らかですね。
「ピツニーボウズのインサーター／封入封緘機がなかったらと今考えると、恐ろしいですね。」
| 導入前 | 導入後 | |
| 発送物の内容 | 給与明細書のみ | 給与明細書、社内報、社内販売案内、DM |
| 発送作業人員 | 3〜4 人 | 1〜2 人 |
| 封入作業時間/毎月の処理通数 | 2日/4,000通以下 | 2時間以下/5,000通以上 |
| スタッフとのコミュニケーション機会 | 希薄 | 向上 |
――給与明細にかかる作業を自動化したことにより、安心・安全な環境になったと実感されていますか。
確かに給与明細書は個人情報の固まりです。その給与明細書を手作業で折っていると、どうしても目に入ってきてしまうものですよね。その厳密に扱うべき大切なスタッフの情報も、自動で折って封入することで人目につくことも、人の手が入ることを大幅に減らすことができています。そういう意味では、安心だと認識しています。
――その他インサーターの持つ機能で、具体的に感じたメリット、エピソードなどがあればお聞かせください。
社内報・社内販売向けのお知らせも封入できるようになって、スタッフへの定期的な情報提供もできるようになったという点も、メリットとして実感しています。やはり現場で紙きれ一枚の告知をしても、あまり見ていただけなかったりすることも多いんですね。実際、社内販売のお知らせを同封したときには好評をいただき、思った以上の反響があり売上げにも貢献しています。給与明細書にお知らせを同封していなければ、くみ取れなかったニーズでもあります。明確な反応があり効果がみられたので、今後も定期的におこなっていく予定です。
チェッカーサポートさまが企画・販売を手がける、「ポクポン人形」社内販売のお知らせ。
――今後の経営課題としてお考えになっていることはありますか。
私たちのような、人材ビジネスで一番大きな打撃となるのは、スタッフの方に辞められてしまうことなんです。そうなると、その度に採用活動・教育・派遣するといった一連の流れをまた最初からおこなわなければなりません。そこで活躍してくれているのが、ピツニーボウズのインサーター／封入封緘機です。封入点数が増やせるので、給与明細書と一緒に、弊社からの “お知らせ”が直接同封でき、それが立派なコミュニケーション手段として、本社とスタッフをつなぐ役割を果たしていると思っています。本社からの“統一した情報”を“全国にいるスタッフ全員”へ“ダイレクトに伝える”なら、給与明細書に同封したものにはかないません。給与明細書は必ずスタッフの手に届き、なおかつほとんどの人が封を開けますから。お知らせに限らず、継続的なコミュニケーションによって、チェッカーサポートへの帰属意識を持って長く続けてもらえることは、今後もよりよいサービス品質を保つためにも非常に大切なことだと認識しています。
「本社と末端のスタッフとの距離がぐっと縮まったと実感しています。」
http://www.checkersupport.co.jp/
インサーター/封入封緘機
