ソニー損害保険株式会社さまでは、主に保険の申し込みや契約更新の手続きをおこなうカスタマーセンター、事故対応や保険金支払いをおこなうサービスセンターで、ピツニーボウズの『郵便料金計器』を利用されています。ソニー損害保険株式会社さまのダイレクトビジネスモデルの特徴として、保険会社と顧客が直接に契約を結ぶことがあげられますが、それを裏から支えるのが、「業務の集中と効率的運用」です。ピツニーボウズの『郵便料金計器』は、郵便による顧客との迅速なコミュニケーションを実現して、ソニー損害保険株式会社さまのビジネスに貢献しています。今回は実際のご使用状況について総務部の山岸さま、カスタマーセンターの福田さまにお話をお伺いしました。
――御社が導入した『郵便料金計器』の台数と、主要な郵送書類について教えてください。
ピツニーボウズの『郵便料金計器』は、本社 (主にカスタマーセンター) で1台、全国のサービスセンターに11台、合計12台導入しています。
本社のカスタマーセンターからは、申込書や継続手続き書類、返信用封筒、その他お客さま向けの確認レターなどを発送しています。各サービスセンターでは、お客さまに保険金を支払うための保険金請求書、示談書など、実際の事故対応の書類を発送しています。基本的に会社から発送する郵便物は、すべてピツニーボウズの『郵便料金計器』で処理しています。
本社カスタマーセンターで導入されているDM400™。本社の郵便はすべてこちらで処理されている
――なぜ御社で『郵便料金計器』を使われるのですか?
もちろん発送処理のスピードの速さです。わたしたちにとって、お客さまからのリクエストに対して、迅速に必要書類や案内書類をお送りすることがとても重要です。わたしたちは現在、「郵便料金計器」を使って毎月およそ4万通の郵便物を送っていますが、この量の発送処理を切手でおこなうことは、作業の効率から考えるとありえません。手作業の発送処理ではお客さまへのレスポンスも遅くなりますので、サービスの品質低下にもなりかねません。お客さまとの迅速なコミュケーションを保つために、ピツニーボウズの『郵便料金計器』は欠かすことはできません。
「お客さまへの迅速な対応をおこなうために郵便料金計器は欠かせない」(総務部の山岸さま)
――管理面から『郵便料金計器』が便利だと思われることはありますか?
経費管理がシンプルにおこなえるということがあげられます。毎月の郵便発送量が多いと、それにかかる経費も莫大なものになります。したがって、経費の管理にも効率の良さやスピードが要求されます。お客さまへの迅速なコミュケーションとともに、社内的には経費管理の面からも迅速に処理しなければなりません。ピツニーボウズの『郵便料金計器』を使えば、郵便経費の計算を一括してまとめられるので、どんなに発送量が多くても経費処理は簡単に終わります。計器に搭載された部門集計機能も使っているので、部署ごとの経費の詳細もすぐに把握でき、経理の手続きも迅速に処理できています。郵便料金を切手代として一通単位で集計することは現実的ではありません。
――日常の郵便発送業務において『郵便料金計器』の利点はどんなところにありますか?
ピツニーボウズの『郵便料金計器』で処理した郵便は直接ポストに投函できます。このおかげで緊急時のお客さまへの対応がスムーズにいくことがあります。わたしたちのカスタマーセンターは、お客さまからの電話でのお申し込みを、夜10時まで受け付けています。例えば、夜遅くに申し込まれたお客さまで保険開始日が間近の場合などには、受付後すぐに申込書を郵送しなければならないことがあります。わたしたちはお客さまからお申し込みを受けた後、即座に郵送する書類一式を用意します。『郵便料金計器』で発送処理後、すぐに近くのポストに投函します。郵便局の営業時間外でも夜のうちにポスト投函しておけば、翌朝一番に集荷されるので、発送処理を翌日に回すより早く発送することができます。緊急時のお客さま対応は、わたしたちのサービスの魅力を知っていただくうえで、とても重要なポイントです。
「ポスト投函できるので緊急時に助かっています」(カスタマーセンターの福田さま)
――その他、現場で『郵便料金計器』があってよかったと思われることはありますか。
『郵便料金計器』が特殊な郵便にも対応できることも重視しています。速達や配達記録便も簡単にだせるということです。お客さまに重要な通知書類をお送りする場合、発送物の到着確認をおこなう必要があるので、配達記録便を使って発送しなければなりません。さらに緊急性が高い場合には、速達で発送することもあります。これら特殊な場合、通常の郵便料金に加えて別途、料金を計算する必要がありますが、ピツニーボウズの『郵便料金計器』ならボタンひとつで追加の料金計算と料金スタンプのプリントができるのでとても便利です。特に発送量が多いときは『郵便料金計器』のありがたさを感じます。
ボタンひとつで料金計算ができるのが便利です。
――ピツニーボウズ製品は今後も御社のビジネスに必要とお考えですか?
より重要な位置を占めるようになると思います。わたしたちのビジネスモデルでは、顧客との窓口はインターネットや電話などが中心ですが、保険という性質上、現時点では必ず書類を郵送しなければなりません。現在、市場にはさまざまな保険商品があり、ユーザーの商品を選ぶ目も厳しくなっています。多くの商品選択が可能な現在、わたしたちの保険をユーザーに選んでいただくためには、よりよいサービスを提供しなければなりません。そのために郵便による顧客とのコミュニケーションはますます重要になっていきますし、郵送業務を効率よくおこなえるピツニーボウズ製品はわたしたちのビジネスモデルに欠かせないものと考えています。
――ありがとうございました。
